Guía Operativa: Gestión de autorizaciones en el sistema

Desde la tienda crean la oportunidad en el sistema y según el tipo de operación o parámetros del cliente, saltará (o no) un tipo de aviso, y no podrán seguir con la operación hasta que la autorización venga revisada y aceptada.

Desde la tienda se visualiza de la siguiente manera:

TIPOS DE AUTORIZACIÓN

Para poder gestionar una autorización en el programa de gestión, hay que meterse en el listado de “Autorizaciones Divisa”, en el apartado lateral del menú principal.

En este listado se reflejan todas las autorizaciones que, por defecto, saldrán en el estado “pendiente”, y toda la información correspondiente, como el usuario que realiza la operación y el tipo de aviso, que detallamos a continuación:

• Alerta 3: Saltará cuando la tienda ponga un comentario en la ficha del cliente o de la oportunidad haciendo alusión a límites, familiares, etc. Lo cual nos permitirá controlar los posibles fraccionamientos y así poder evitarlos. El funcionamiento hará que el cliente se bloquee y habrá que revisar la ficha y ver si autorizamos la operación.
• Edad: Operaciones con clientes de edad mayor de 71 años o menores de 21 años y cuyo importe singular o acumulado por año natural sea igual o supere los 3.000€.
• Factiva: Coincidencia de datos del cliente en listados de Factiva (base de datos que recopila información a nivel internacional).

Cuando salta el aviso tipo “Factiva”, tendremos que darle al botón rojo del aviso para que nos salga la información correspondiente.

Se abrirá una ventana en la que aparecen las coincidencias por el nombre del cliente en cuestión, y en muchas ocasiones podremos descartar que se trate de la misma persona en este momento y autorizar la operación. En estos casos, según la gestión que hacemos en Currency Market y si os puede servir de ayuda o guía, dejamos nota en el comentario indicando:
- Coincidencia descartable, ya que no coincide por nombre completo
- Coincidencia no descartable, solicitamos rellene y firme el KYC

En el caso de avisos de Factiva por “PEP”, si le damos al mismo botón, se nos abrirá otra ventana en la que saldrá la información del cargo correspondiente al cliente.

• Lista UE país: Operaciones de clientes con residencia o país de nacimiento de riesgo por importe singular o acumulado por año natural igual o superior a 3.000€.
• Limite divisa: Operaciones cuyo importe singular o acumulado por trimestre natural sea igual o supere los 6.000€.
• Limite divisa 2: Operaciones cuyo importe anual acumulado sea igual o supere los 10.000€.
• Limite Operaciones: Operaciones que acumulen 10 operaciones anuales por un importe igual o superior a 6.000€.
• Tipo empresa: Operaciones con clientes que sean empresas.
• Actividad de riesgo: Operaciones con clientes que desarrollen actividades consideradas de riesgo según el anexo de vuestro manual. La actividad se tendrá que indicar en el KYC, que se pide rellenar en operaciones iguales o superiores a 3.000€.

ESTADOS:

Existen 5 tipos de estados: Pendiente, Aceptado, Rechazado, Rechazado a examen, Sin operación.

GESTIÓN DE LAS AUTORIZACIONES

4.1 Si la documentación que nos aporta el cliente es válida para hacer el cambio, cambiaremos el estado en “aceptado” y seleccionaremos en el cuadro final “Operativa Prevención” las opciones por las que se ha aceptado la operación. (Aporta identificación formal, Aporta KYC, origen de fondos etc.) El apartado de “Comentarios” es válido para dejar cualquier tipo de anotación referente a por qué se autoriza el cambio.

4.2 Si la documentación que nos aporta el cliente no es válida para hacer el cambio, cambiaremos el estado en “rechazado”, de igual manera se seleccionarán en el cuadro final “Operativa Prevención” los motivos por los cuales se ha rechazado la operación. Desde la tienda no podrán seguir con la operación.

4.3 Si es un caso muy claro de blanqueo de capitales, cambiaremos el estado en “rechazado a examen” y se tendrá que realizar la operativa por el responsable tal y como se describe en el Manual de PBC y marca la normativa.

4.4 Si son datos comerciales y no llega ningún tipo de información al departamento que gestiona las autorizaciones, se dejará el estado en “sin operación”.

NOTA: es muy importante que toda la documentación recopilada del cliente sobre la procedencia de los fondos, KYC y actividad económica cuando así se requiera, se archive al menos durante 10 años desde la última operativa realizada por el cliente.

EJEMPLO GESTIÓN AUTORIZACIÓN:

A continuación, ponemos un ejemplo de una de las autorizaciones más frecuente:
Ej.: Cliente de Venezuela que quiere cambiar 3.600USD.
Desde la tienda crean la oportunidad y no le dejará seguir con la operación hasta que se gestione la autorización, que saltará por tipo “lista UE país”.

En muchos casos los clientes no disponen en el momento de la documentación necesaria para justificar el cambio, por eso se rechazará la operación y dejaremos nota en el comentario.

Si el cliente vuelve a la tienda presentando la documentación solicitada anteriormente, desde la tienda crearán la oportunidad y no le dejará seguir con la operación ya que sigue habiendo una autorización rechazada correspondiente al mismo cliente. Entraremos en la ficha del cliente, y en el apartado de autorizaciones, tendremos que cambiar el estado de la autorización de “rechazada” a “aceptada”, indicando en el comentario el día en el que se acepta y el motivo (ej.: “05/07/24: aceptamos la operación, el cliente presenta escritura de compra venta de inmueble, apostillada).